RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

Razón Social: GASOIL SERVICES S.A.S. E.S.P

NIT: 900.707.217-1

Domicilio Principal: Carrera 23 No. 36 – 33

Ciudad: Bucaramanga – Santander – Colombia

Conmutador: 317 6111166

Correo Electrónico: in**@*******sp.com

Página Web: https://gasoilesp.com/

POLÍTICA PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

EN GASOIL SERVICES S.A.S. E.S.P

GASOIL SERVICES S.A.S. E.S.P – es una entidad respetuosa de los datos personales de los Titulares, por ello buscará informar de manera clara y suficiente a las personas sobre los derechos que tienen, en su calidad de Titulares de la información, poniendo a disposición los canales y medios necesarios para que puedan ejercer sus derechos descritos en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012.

GASOIL SERVICES S.A.S. E.S.P desde la alta dirección busca promover una cultura organizacional de respeto hacia los datos personales, mediante la adopción y difusión de lineamientos y protocolos que garanticen el adecuado tratamiento de los mismos; lo anterior enmarcado en el respeto a los principios rectores que orienta el derecho fundamental del articulo 15 y 20 de la constitución Política de Colombia y el derecho de Habeas Data de la Ley 1266 de 2008

El proceso para el tratamiento de los datos en GASOIL SERVICES S.A.S. E.S.P será de absoluta confianza, ya que se compromete a proteger y conservar la información de datos personales, bajo las condiciones de seguridad y privacidad necesarias para evitar la adulteración, perdida, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Esta política va dirigida a todos los procesos de la entidad, que tengan la administración de bases de datos incluyendo los datos privados o sensibles que el titular proporcione a GASOIL SERVICES S.A.S. E.S.P.

MARCO LEGAL

El artículo 15 de la Constitución Política; “Todas las personas tienen el derecho a la intimidad personal, familiar y a su buen nombre, así como, a conocer, actualizar y rectificar la información que se hayan recogido sobre ellas en los bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas”.

El artículo 20 de la Constitución Política; “Garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir sus pensamientos y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios de comunicación masiva”.

Ley Estatutaria 1266 del 31 de diciembre de 2008 “Por la cual se dictan las disposiciones generales del habeas data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios, la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones”.

Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre 2012 “Por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”.

Decreto Reglamentario 1377 del 27 de junio de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”.

Decreto Único Reglamentario 1074 del 26 de mayo de 2015 – Capitulo 25 “Por la cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012“, Capitulo 26 “Registro Nacional de Bases de Datos”.

Decreto 090 del 18 de enero de 2018 “Por el cual se modifican los artículos 2.2.2.26.1.2 y 2.2.2.26.3.1 del Decreto 1074 de 2015 – Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo”.

ALCANCE

El manual de políticas para el Tratamiento de Datos Personales establece los criterios que GASOIL SERVICES S.A.S. E.S.P ha incorporado para el tratamiento de los datos personales, mecanismos para ejercer el derecho de hábeas data, así como las finalidades, medidas de seguridad, y otros aspectos relacionados con la protección de la información personal de los titulares.

AMBITO DE APLICACIÓN:

El ámbito de aplicación de este Manual de conformidad con la Ley 1581 de 2012, serán los datos de personas naturales registrados en todas las bases de datos que se encuentren bajo la administración de GASOIL SERVICES S.A.S. E.S.P, o cuyo tratamiento ha sido encargado a ésta.

Así mismo, aplicará al tratamiento de datos personales efectuado en territorio colombiano,en su calidad de responsable o Encargado del Tratamiento de los Datos, domiciliada en el territorio nacional.

El presente Manual, no se aplicará a las siguientes bases de datos, tal como lo establece la Ley:

a) Bases de datos o archivos mantenidos en un ámbito exclusivamente personal o doméstico.

b) Bases de datos y archivos que tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, así como la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y financiamiento del terrorismo.

c) Bases de datos que tengan como fin y contengan información de inteligencia y contrainteligencia.

d) Bases de datos y archivos de información periodística y otros contenidos editoriales.

e) Bases de datos y archivos regulados por la Ley 1266 de 2008, (Datos financieros o crediticios)

f) Bases de datos y archivos regulados por la Ley 79 de 1993 (DANE)

USUARIOS

El presente manual está dirigido a todos los que tengan o hayan tenido alguna relación con GASOIL SERVICES S.A.S. E.S.P, a saber:

Empleados o exempleados

Colaboradores o excolaboradores

Contratistas o excontratistas

Proveedores

Clientes o usuarios

Aliados Estratégicos

Activos como inactivos o cualquier tercero cuyos Datos Personales se encuentran incluidos en las Bases de Datos físicas o digitales de GASOIL SERVICES S.A.S. E.S.P.

PROPÓSITO

El presente manual tiene como propósito establecer los criterios y lineamientos legales y corporativos bajo los cuales GASOIL SERVICES S.A.S. E.S.P realiza el tratamiento de la información personal que reposa en nuestras bases de datos, bien sea en archivos físicos o digitales, así mismo, los derechos que tiene a conocer, actualizar y rectificar la información como titular de la misma y los procedimientos internos y externos que proceden en cada uno de ellos.

A su vez, tiene como objetivo dar cumplimiento a la legislación vigente en materia de protección de datos, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el decreto 1074 de 2015 (y demás normas que los modifiquen, adicionen, complementen o desarrollen), así como los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refieren los artículos 15 (derecho a la intimidad) y 20 (derecho a la información) de la Constitución Política de Colombia y la Ley 1266 de 2008 de Habeas Data.

La protección de datos personales en GASOIL SERVICES S.A.S. E.S.P también abarca todas aquellas medidas tomadas a nivel físico, técnico, tecnológico como jurídico para garantizar que la información de los titulares (proveedores, clientes o usuarios, trabajadores, ex trabajadores, colaboradores o ex colaboradores, etc.) registrados en las bases de datos de GASOIL SERVICES S.A.S. E.S.P, esté segura de cualquier ataque o intento de acceder a ella por parte de personas no autorizadas, así como el uso y conservación adecuados a la finalidad establecida para la recolección de los datos personales.

DEFINICIÓNES

A continuación, se relacionan las siguientes definiciones para una comprensión adecuada del presente documento y una apropiada interpretación de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios:

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona determinada, como su nombre o número de identificación o que pueda hacerla determinable, como sus rasgos físicos.

Datos públicos: Son considerados los datos relativos al estado civil de las personas, profesión u oficio, calidad de comerciante o servidor público. Por su naturaleza los datos públicos pueden estar contenidos en registros públicos, documentos públicos, gacetas o boletines oficiales, entre otros.

Dato semiprivado: Es el dato que no tiene naturaleza intima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento y divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas, o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio.

Dato privado: Es el dato que por su naturaleza intima o reservada solo es relevante para el titular.

Datos sensibles: Aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, así como los datos relativos a la salud, la vida sexual, los datos biométricos, entre otros.

Bases de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.

Tratamiento: Se refiere a cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. 1 Art. 3 L. 1581/12; Art. 6 L. 1712/14 9

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que decida sobre la finalidad de las bases de datos y/o el tratamiento de las mismos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita, que brinda la ley para dar a conocer a los titulares de la información, la existencia y las formas de acceder a las políticas de tratamiento de la información personal y el objetivo de su recolección y uso.

Información Documentada: Se refiere a un conjunto organizado de datos contenido en cualquier documento que los responsables y/o encargados del tratamiento generen, obtengan, adquieran, transformen o controlen.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Asesor de protección de datos Personales: Es la persona dentro de GASOIL SERVICES S.A.S. E.S.P, que tiene como función la vigilancia y control de la aplicación del presente Manual y demás información documentada establecida para el tratamiento de los datos personales. ESTRATEGÍA DE OPERACIÓN

Principios Rectores para el Tratamiento de Datos Personales

GASOIL SERVICES S.A.S. E.S.P para el tratamiento de los datos personales tendrá en cuenta los siguientes principios rectores, los cuales establece La Ley 1581 de 2012 en el Artículo 4:

Principio de Legalidad: El Tratamiento de los datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y las demás disposiciones que la reglamenten.

Principio de Finalidad: El Tratamiento de los datos personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

Principio de Libertad: El tratamiento de los datos personales sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de Transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de los datos que le conciernen.

Principio de Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento de los datos personales, sólo podrá hacerse con autorización del Titular y/o por las personas previstas en la Ley y con los límites que esta derive. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley.

Principio de Seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de la misma.

Derechos de los Titulares

GASOIL SERVICES S.A.S. E.S.P garantizará a los titulares de los datos personales recolectados en esta entidad, los siguientes derechos fundamentales, reconocidos en la Ley 1581 de 2012 en el artículo 8:

Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a GASOIL SERVICES S.A.S. E.S.P en su condición de responsable del Tratamiento.

Solicitar prueba de la existencia de la autorización otorgada a GASOIL SERVICES S.A.S. E.S.P, salvo los casos en los que la Ley exceptúa la autorización.

Recibir información por parte de GASOIL SERVICES S.A.S. E.S.P, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.

Presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos personales, cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales vigentes.

Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Nota: El presente documento, define más adelante los procedimientos implementados para garantizar que los titulares de la información personal, ejerzan sus derechos.

Deberes de los Responsables y Encargados del tratamiento de los datos personales

GASOIL SERVICES S.A.S. E.S.P atenderá los deberes previstos en el artículo No. 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012, para los Responsables y Encargados del tratamiento de los datos personales y los cuales se encuentran a continuación:

Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente Ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Garantizar que la información que se suministre al Responsable y/o Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Responsable y/o Encargado del Tratamiento de los datos personales, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Responsable y/o Encargado del Tratamiento.

Suministrar al Responsable y/o Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente Ley.

Exigir al Responsable y/o Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente Ley.

Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente Ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

Informar al Responsable y/o Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Tratamiento de Datos Personales

GASOIL SERVICES S.A.S. E.S.P como responsable del tratamiento de la información personal que usted nos suministra, por cualquiera de los medios, garantizará mediante este documento los procedimientos que tienen que ver con la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de su información, bajo las condiciones de seguridad y privacidad necesarias para evitar la adulteración, perdida, uso o acceso no autorizado y fraudulento.

Cuando la información recolectada por cualquiera de los medios contenga información sensible o especial (menores de edad), será tratada de la siguiente manera y conforme a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 en el Titulo III artículo 6 y 7:

Tratamiento de datos sensibles

El tratamiento de los datos sensibles se restringirá a lo estrictamente indispensable y solicitará consentimiento previo y expreso a los titulares (representantes legales o apoderados) informando sobre la finalidad exclusiva de su tratamiento, excepto cuando:

El titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que, por Ley, no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

2 El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar la autorización.

3 El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

4 El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

5 Cuando el Tratamiento sea efectuado por una fundación, ONG, asociación o cualquier organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical.

6 Tratamiento de datos de menores

El Tratamiento de datos personales de niños niñas y adolescentes está proscrito excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la ley 1581 de 2012, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.

Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal o tutor del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

De acuerdo con lo previsto en la Constitución Política de Colombia en sus artículos 44 y 45 y en concordancia con el Código de la Infancia y la Adolescencia, los derechos de los menores deben ser interpretados y aplicados de manera prevalente y, por lo tanto, deben ser observados con especial cuidado. Conforme lo señalado en la Sentencia C-748/11 de la Corte Constitucional, las opiniones de los menores deben ser tenidos en cuenta al momento de realizar algún tratamiento de sus datos.

Exequibilidad condicionada del artículo 7

El artículo 7º del proyecto bajo estudio, establece que (i) en el tratamiento de la información se asegurará el respeto prevalente de los niños, niñas y adolescentes; (ii) queda prohibido el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos casos que sean de naturaleza pública; y (iii) es tarea del Estado y de todas las instituciones educativas, en sus diferentes niveles de formación, proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores acerca de los riesgos que pueden enfrentar los niños, niñas y adolescentes ante el tratamiento indebido de sus datos personales. A su vez, señala la importancia de proveer de conocimiento a los niños, niñas y adolescentes, acerca del uso responsable de sus datos personales, de su privacidad y la protección de su información personal y la de los demás.

Finalidades de las Bases de Datos

El tratamiento que realizará GASOIL SERVICES S.A.S. E.S.P será la de recolectar, almacenar, procesar, usar o transferir (según corresponda) los datos personales, atendiendo de forma estricta los deberes de seguridad y confidencialidad ordenados por la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, con las siguientes finalidades generales: a) Cumplir con las funciones asignadas a GASOIL SERVICES S.A.S. E.S.P según los Estatutos, su marco jurídico operacional y demás que complementen b) Realizar actividades de Bienestar Social, Seguridad y Salud en el Trabajo, capacitaciones, formación, gestión de personal y prestaciones sociales c) Gestión administrativa y contractual d) Envió de información y comunicaciones e) Convocatoria a reuniones o mesas de trabajo f) Operar y mantener proyectos de masificación de gas combustible domiciliario y la ejecución de todas las actividades complementarias al Transporte, Distribución y Comercialización de Gas a usuarios del sector residencial, comercial e industria.

Adicionalmente cada proceso ha definido las finalidades específicas de las Bases de Datos que tiene a su cargo, lo que garantizará el manejo adecuado de los datos personales de los titulares.

NOMBRE BASE DE DATOS FINALIDAD

Dirección Comercial y sus procesos Envió Información, Comunicaciones, facturación, respuesta a peticiones, quejas y reclamos.

Dirección de Proyectos y sus procesos Convocatoria a reuniones y mesas de trabajo, envío de información, comunicaciones, estructuración, ejecución y seguimiento de proyectos.

Dirección Administrativa y Financiera y sus procesos Causación contable, pago y reporte de información, envío de información, nómina, compras.

Gerencia General Convocatoria a mesas de trabajo, seguimiento, envío de comunicaciones a aliados estratégicos y entes de control.

5.1. Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales

5.1.1. Generalidades

Los titulares de la información que deseen realizar consulta, actualización, corrección, supresión o reclamo acerca de sus datos personales y en el caso que sea procedente la revocatoria de la autorización, podrán hacerlo mediante el formato GS-GT-F-02 – Solicitud de Trámite de Datos Personales, que se encuentra disponible en la página de https://gasoilesp.com/ .

La solicitud de consulta, actualización, corrección, supresión, reclamo o revocatoria por parte del titular de la información, podrá hacerla al correo electrónico in**@*******sp.com o directamente en la sede principal de GASOIL SERVICES S.A.S. E.S.P en la carrera 23 No. 36 – 33, radicando el formato destinado para tal fin.

Si desea conocer el procedimiento para realizar consulta, actualización, corrección, supresión, reclamo o revocatoria acerca de sus datos personales, puede comunicarse al teléfono 607-6810742 (Ciudad, Bucaramanga), donde ampliaremos la información.

Los derechos de consulta, actualización, corrección, supresión, reclamo o revocatoria de datos personales, podrá ejercerlos únicamente el titular de la información. No obstante, el titular podrá actuar a través de representante legal o apoderado cuando aquel se encuentre en situación de incapacidad o minoría de edad hechos que le imposibiliten el ejercicio personal de los mismos, en cuyo caso será necesario que el representante legal o apoderado acredite tal condición.

El trámite para ejercer los derechos de consulta, actualización, corrección, supresión, reclamo o revocatoria cuando se trate de datos personales, son totalmente gratuitos y no se exigirá ningún valor o tasa por el mismo.

Con el fin de facilitar al titular el ejercicio de sus derechos, GASOIL SERVICES S.A.S. E.S.P ha puesto a disposición de los interesados, el formato adecuado para esta finalidad en la página de internet, el cual debe diligenciar personalmente en la sede principal o imprimir, diligenciar, firmar y escanear para enviar por correo electrónico a in**@*******sp.com, el cual dará trámite en los términos estipulados por la Ley y los cuales aparecen descritos en este documento para su conocimiento.

Una vez agotados los recursos o términos señalados en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, para hacer valer sus derechos de consulta, actualización, corrección, supresión, reclamo o revocatoria por parte de GASOIL SERVICES S.A.S. E.S.P, el titular de la información podrá poner en conocimiento a la Superintendencia de Industria y Comercio, en la Delegatura de Protección de Datos Personales.

Procedimiento de consulta, actualización, corrección, supresión o reclamo:

El titular de la información para ejercer alguno de estos derechos por medio físico, debe diligenciar el formato GS-GT-F-02 – Solicitud de Trámite de Datos Personales y radicar en la sede principal carrera 23 No. 36 – 33, adjuntando fotocopia del documento de identificación y cualquier otro documento que considere necesario para el trámite, si lo va a hacer por medio de un tercero deberá hacerlo por medio de un documento autenticado que acredite su representación.

El titular de la información para ejercer estos derechos por medio electrónico, podrá bajar de la página de internet el formato GS-GT-F-02 – Solicitud de Trámite de Datos Personales, diligenciarlo y adjuntarlo con la fotocopia del documento de identificación y cualquier otro documento que considere necesario para el trámite, al correo electrónico in**@*******sp.com, si lo va a hacer por medio de un tercero deberá hacerlo con un documento autenticado que acredite su representación y adjuntarlo al mismo correo.

La persona interesada en ejercer estos derechos deberá utilizar los dos medios habilitados para la recepción de la solicitud. Cualquiera que sea el medio utilizado para ejercer este derecho; GASOIL SERVICES S.A.S. E.S.P atenderá la solicitud siempre y cuando se cumpla mínimo con los siguientes requisitos:

TIPO DE SOLICITANTE REQUISITO

TITULAR GS-GT-F-02 – Formato de Solicitud de Trámite de Datos Personales, diligenciado.Fotocopia del documento de identificación.

Enlace descarga

TERCERO / REPRESENTANTE / APODERADO GS-GT-F-02 – Formato de Solicitud de Trámite de Datos Personales, diligenciado.Carta de autorización o documento autenticado que acredite la representación. Fotocopia del documento de identificación del Titular y la persona autorizada.

GS-GT-F-02-Solicitud-de-Tramite-Datos-PersonalesDescargar

Términos para la atención de una consulta, actualización, corrección o supresión

Independientemente del mecanismo que se utilice para la atención de solicitudes, cualquiera de éstas será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En el evento en el que una solicitud no pueda ser atendida dentro del término antes señalado, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo las razones por las cuales no se ha dado respuesta a su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Términos para la atención de Reclamos

El término máximo para atenderlo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Procedimiento para revocar la autorización

Todo titular de datos personales puede revocar, en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de sus datos siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.

En los casos que sea posible la revocatoria de la autorización, se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades:

Total: Puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que GASOIL SERVICES S.A.S. E.S.P deba dejar de tratar por completo los datos personales del titular.

Parcial: La revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamiento que el responsable de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular NO está de acuerdo.

El titular de la información para ejercer el derecho de revocatoria por medio físico debe diligenciar el formato GS-GT-F-02 – Solicitud de Trámite de Datos Personales y radicar en la sede principal carrera 23 No. 36 – 33, adjuntando fotocopia del documento de identificación y cualquier otro documento que considere necesario para el trámite, si lo va a hacer por medio de un tercero deberá hacerlo por medio de un documento autenticado que acredite su representación.

El titular de la información para ejercer el derecho de revocatoria por medio electrónico, podrá bajar de la página de internet el formato GS-GT-F-02 –Solicitud de Trámite de Datos Personales diligenciarlo y adjuntarlo con la fotocopia del documento de identificación y cualquier otro documento que considere necesario para el trámite, al correo electrónico in**@*******sp.com, si lo va a hacer por medio de un tercero deberá hacerlo con un documento autenticado que acredite su representación y adjuntarlo al mismo correo.

La persona interesada en ejercer el derecho de revocatoria deberá en todo caso, utilizar los dos medios habilitados para la recepción de la solicitud. Cualquiera que sea el medio utilizado para ejercer este derecho; GASOIL SERVICES S.A.S. E.S.P atenderá la solicitud siempre y cuando se cumpla mínimo con los siguientes requisitos:

TIPO DE SOLICITANTE REQUISITO

TITULAR GS-GT-F-02 – Formato de Solicitud de Trámite de Datos Personales, diligenciado.Fotocopia del documento de identificación.

TERCERO / REPRESENTANTE / APODERADO GS-GT-F-02 – Formato de Solicitud de Trámite de Datos Personales, diligenciado.Carta de autorización o documento autenticado que acredite la representación. Fotocopia del documento de identificación del Titular y la persona autorizada.

Términos para la atención de Revocatorias

El término máximo para atenderlo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Medios de atención para consulta, actualización, corrección, supresión, reclamo o revocatoria de información personal:

GASOIL SERVICES S.A.S. E.S.P ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de consultas, actualización, corrección, supresión, reclamo o revocatoria de la información personal que permitan conservar prueba de las mismas.

Solicitud de forma personal, en la recepción de la sede principal de GASOIL SERVICES S.A.S. E.S.P, carrera 23 No. 36 – 33 en la ciudad Bucaramanga – Santander, en horario de 8:00 am a 5:00 pm.

Solicitud vía correo electrónico: in**@*******sp.com.

Ampliación de información a los números telefónicos: 6076810742 en horario de 8:00 am a 5:00 pm y en la página de internet https://gasoilesp.com/.

Responsables de la Protección de Datos Personales

GASOIL SERVICES S.A.S. E.S.P designará una persona para el tratamiento de datos personales, la persona designada, recibirá, procesara y canalizara las distintas solicitudes que se reciban, y las hará llegar a la respectiva dependencia encargada de la recolección y uso de la información personal sujeta de la solicitud presentada por el titular, dependencias que una vez reciban estas comunicaciones, entraran a revisar la información personal sujeta de la solicitud, y deberán reportar a la persona designada, los hechos ocurridos con la información personal sujeta de la solicitud del titular, antes de los términos, plazos y condiciones establecidos en el presente documento y por la normatividad vigente, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión o revocatoria de la información personal

Vigencia

El presente documento rige a partir del primero (01) de Marzo de 2022.

Actualizaciones: GASOIL SERVICES S.A.S. E.S.P podrá modificar los términos y condiciones del presente documento de política y procedimientos como parte del cumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y los decretos reglamentarios y demás normas que complementen, modifiquen o deroguen lo contenido en este documento y en caso de cualquier cambio que se refleje en nuestras operaciones. En los casos que esto ocurra se publicará la nueva “Política para el Tratamiento de Datos Personales” en la página de internet: Politicas de Privacidad.